Bagi perusahaan yang memiliki lebih dari satu lokasi penyimpanan—misalnya gudang pusat, gudang cabang, atau gudang produksi—proses transfer barang antar gudang adalah aktivitas rutin yang krusial. Namun, seringkali aktivitas ini menjadi sumber masalah: stok tidak sinkron, barang hilang di catatan, atau selisih fisik yang baru diketahui saat stock opname.
Di sinilah peran sebuah software erp custom sangat terasa. Sistem ERP yang baik tidak hanya mencatat perpindahan barang, tetapi juga memastikan setiap langkahnya terkontrol, transparan, dan terintegrasi dengan modul lain seperti keuangan. Mari kita bedah bagaimana workflow ideal transfer barang antar gudang dalam sistem ERP.
Mengapa Workflow Transfer Barang Perlu Standarisasi?
Tanpa sistem yang terstandar, proses transfer barang seringkali hanya mengandalkan memo internal atau chat WhatsApp. Akibatnya, dokumen fisik mudah hilang, otorisasi tidak jelas, dan tim akuntansi kesulitan melacak nilai persediaan yang berpindah.
Dengan ERP, setiap perpindahan barang dicatat sebagai sebuah transaksi formal yang memiliki jejak audit (audit trail) lengkap. Ini memberikan beberapa keuntungan:
-
Akurasi Stok Real-Time: Stok di gudang asal berkurang dan stok di gudang tujuan bertambah secara otomatis saat transaksi diselesaikan.
-
Kontrol Otorisasi: Hanya petugas atau atasan dengan hak akses tertentu yang dapat membuat, menyetujui, atau membatalkan transfer.
-
Visibilitas Penuh: Manajer dapat melihat status transfer (apakah sedang dalam perjalanan, sudah diterima, atau tertunda) dari dashboard kapan saja.
Alur Ideal Transfer Barang Antar Gudang
Sebuah sistem ERP yang dirancang dengan baik akan memandu pengguna melalui alur yang logis dan terstruktur. Berikut adalah tahapan umum dalam workflow transfer barang:
-
Inisiasi Permintaan Transfer
Proses dimulai ketika gudang tujuan atau divisi tertentu (misalnya, tim sales) membutuhkan stok tambahan. Seorang staff membuat dokumen Permintaan Transfer (Transfer Request) di dalam sistem. Dokumen ini mencantumkan:-
Kode dan nama barang yang diminta.
-
Jumlah yang diminta.
-
Gudang asal (yang akan mengirim).
-
Gudang tujuan (yang akan menerima).
-
Tanggal dibutuhkan.
-
-
Persetujuan (Approval)
Dokumen permintaan yang sudah dibuat kemudian secara otomatis masuk ke daftar tugas (task list) atasan atau manajer gudang yang berwenang. Mereka dapat menyetujui, menolak, atau merevisi jumlah permintaan. Tahap approval ini penting untuk mencegah transfer yang tidak perlu atau melebihi anggaran. -
Pembuatan Surat Jalan Pengiriman (Transfer Order)
Setelah disetujui, sistem memungkinkan petugas gudang asal untuk membuat dokumen Transfer Order (atau Surat Jalan Pengiriman). Dokumen ini biasanya dilengkapi dengan nomor unik, barcode/QR code untuk pelacakan, dan menjadi dasar bagi tim gudang untuk menyiapkan dan mengirimkan barang secara fisik. -
Proses Pengiriman dan Penerimaan
-
Pengiriman: Saat barang dikirim, status dokumen diperbarui menjadi "Dikirim" (Shipped/In Transit). Stok barang di gudang asal akan berkurang (terkadang dipindahkan ke akun persediaan "dalam perjalanan").
-
Penerimaan: Saat barang tiba di gudang tujuan, petugas penerima melakukan pengecekan kuantitas dan kondisi. Mereka kemudian mencari dokumen Transfer Order yang sesuai di sistem dan melakukan konfirmasi penerimaan barang (Receive). Sistem akan secara otomatis menambah stok di gudang tujuan. Jika ada selisih antara jumlah dikirim dan diterima, sistem dapat memicu pembuatan laporan selisih untuk ditindaklanjuti.
-
-
Pencatatan Jurnal Otomatis (Integrasi Akuntansi)
Ini adalah keunggulan utama ERP. Saat transfer barang selesai, sistem secara otomatis membuat jurnal akuntansi di balik layar. Jurnal ini akan memindahkan nilai persediaan dari akun "Persediaan - Gudang Asal" ke akun "Persediaan - Gudang Tujuan". Akuntan tidak perlu lagi membuat jurnal manual, sehingga laporan keuangan tetap akurat dan up-to-date.
Implementasi yang Tepat untuk Kebutuhan Unik Anda
Setiap perusahaan memiliki kompleksitasnya masing-masing. Mungkin ada yang memerlukan validasi ganda, integrasi dengan nomor polisi kendaraan pengirim, atau bahkan pencetakan label khusus. Di sinilah pentingnya memiliki sistem yang fleksibel.
Sebagai software house yang telah berdiri sejak 2017, doIT berpengalaman lebih dari 8 tahun dalam membantu berbagai perusahaan membuat sistem yang 100% sesuai alur bisnis mereka. Kami terdaftar sebagai PKP dan fokus pada solusi personalisasi bisnis melalui IT. Tim kami akan mendesain workflow transfer barang—dari inisiasi hingga jurnal akuntansi—agar persis seperti kebutuhan operasional Anda, bukan memaksa Anda mengubah cara kerja agar sesuai dengan software.
Kesimpulan
Workflow transfer barang antar gudang yang baik adalah fondasi manajemen inventaris yang sehat. Dengan sistem ERP, Anda mengubah proses yang rawan kesalahan menjadi sebuah alur kerja yang terkontrol, transparan, dan terintegrasi penuh.
Jika Anda selama ini merasa kewalahan mengelola perpindahan stok di beberapa gudang, mungkin sudah waktunya mempertimbangkan solusi yang lebih matang. Layanan software erp custom dari doIT siap membantu Anda membangun sistem yang tidak hanya mencatat transfer barang, tetapi juga mengoptimalkan seluruh rantai pasok bisnis Anda.
Baca juga :Fitur Penting untuk Membangun Sistem ERP Web-Based Custom
